Để chuẩn bị cho việc làm thủ tục tốt nghiệp và trao bằng cho sinh viên tốt nghiệp đợt tháng 12/2023, Nhà trường đề nghị các Khoa/Viện, sinh viên các lớp QH-2019 (K64) hệ kỹ sư, sinh viên các Khóa đang trong thời gian đào tạo kéo dài (gọi chung là Khóa cũ) và sinh viên tốt nghiệp trước hạn đủ điều kiện tốt nghiệp thực hiện các công việc sau đây:

I. Đánh giá kết quả rèn luyện, xét khen thưởng

1. Đối với các đơn vị

– Trước 11h00 ngày 28/12/2023, chuyên viên Văn phòng của các đơn vị nhận từ phòng Công tác sinh viên (CTSV) bản mềm tài liệu để sử dụng và chuyển cho sinh viên như sau:

+ Bảng điểm tích lũy trong toàn khóa học (phục vụ cho việc bình bầu danh hiệu thi đua toàn khóa học);

+ Bảng tổng hợp kết quả rèn luyện các học kỳ (để kiểm tra lại và dùng để tính kết quả rèn luyện toàn khóa học)

+ Mẫu phiếu cho điểm đánh giá kết quả rèn luyện (dành cho Khóa cũ)

+ Mẫu Báo cáo thành tích cá nhân

+ Hướng dẫn đánh giá kết quả rèn luyện trên phần mềm

+ Hướng dẫn thi đua, khen thưởng cho tập thể và cá nhân toàn khóa

– Từ 16h30 ngày 28/12 đến 17h00 ngày 03/01/2024, chỉ đạo các cố vấn học tập (CVHT) tham gia tổ chức sinh hoạt Lớp khóa học theo hình thức online để triển khai các nội dung trong mục 2 dưới đây và triển khai các nội dung khác (nếu có) theo yêu cầu từ đơn vị.

– Từ ngày 05/01 đến hết ngày 09/01/2024, căn cứ kết quả họp từ các Lớp khóa học, các đơn vị triển khai họp Hội đồng cấp Khoa/Viện thực hiện các việc sau: truy cập trang https://student.uet.vnu.edu.vn để (1) Duyệt kết quả rèn luyện của sinh viên thuộc Khoa/Viện quản lý và (2) Thực hiện việc xét khen thưởng cho các tập thể, cá nhân toàn khóa.

– Trước 16h30 ngày 10/01/2024, các đơn vị gửi về Phòng CTSV (bản cứng và bản mềm qua email nthue153@vnu.edu.vn) các văn bản như sau: (1) Biên bản họp Hội đồng cấp Khoa/Viện; Phiếu đánh giá Điểm rèn luyện của Khóa cũ (nếu có); (3) Bảng tổng hợp kết quả khen thưởng của tập thể, cá nhân toàn khóa. (Bảng 4. Mẫu Tổng hợp khen thưởng)

2. Đối với sinh viên các lớp K64 hệ kỹ sư và sinh viên tốt nghiệp trước hạn

 Từ 16h30 ngày 28/12/2023 đến 17h00 ngày 03/01/2024 thực hiện các công việc sau:

2.1. Sinh viên thực hiện việc tự đánh giá Kết quả rèn luyện (KQRL) trên trang https://student.uet.vnu.edu.vn theo lịch như sau: (Bảng 1. Lịch đánh giá điểm rèn luyện)

2.2.Đại diện Ban cán sự các Lớp khóa học đôn đốc sinh viên của lớp đánh giá điểm rèn luyện và triển khai duyệt KQRL của từng thành viên trong lớp trên trang https://student.uet.vnu.edu.vn và xuất file KQRL của lớp để chuyển cho CVHT phục vụ buổi sinh hoạt lớp trong mục 2.3.

Lưu ý:

+ Sinh viên dự kiến tốt nghiệp sớm xin đánh giá điểm rèn luyện liên hệ với Phòng CTSV qua ĐT: 0243.754.8864, email: nthue153@vnu.edu.vn

+ Các mục đánh giá cộng điểm như: mục 3.2, mục 5.4, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8 trong phiếu đánh giá điểm rèn luyện trên hệ thống sinh viên bắt buộc phải up minh chứng vào cột “SV_MC”;

+ Sinh viên xem thông tin ở cột “CTSV” để biết sơ bộ các mục cộng, trừ điểm từ dữ liệu của Nhà Trường. Trường hợp thấy thông tin cộng, trừ không đúng thì làm đơn gửi văn phòng Khoa/Viện để được giải quyết. Với các sinh viên chưa có đủ điểm các học phần tính đến thời điểm họp xét, đang dự thi trong học kỳ I năm học 2023-2024, sau khi được cập nhật điểm mà thay đổi điểm rèn luyện thì làm đơn gửi Văn phòng Khoa hoặc phòng Công tác sinh viên (nếu vẫn kịp đợt xét tốt nghiệp tháng 12/2023).

+ Đại diện Ban cán sự các Lớp khóa học không đánh giá điểm rèn luyện cho sinh viên trong lớp khi sinh viên đó chưa tự đánh giá.

+Sau khi kết thúc đợt đánh giá sinh viên xem điểm cuối cùng của mình tại cột “Trường XN”

+ Nếu sinh viên nào không tham gia mà không có lý do chính đáng thì sẽ nhận điểm rèn luyện là 0 và xếp loại “Kém” cho kết quả rèn luyện của Học kỳ I năm học 2023-2024, khi đó mọi quyền lợi của sinh viên liên quan đến kết quả rèn luyện sẽ không được xem xét.

2.3.Tổ chức sinh hoạt Lớp khóa học theo hình thức online để thực hiện các nội dung như sau:

+ Thời gian tổ chức: từ 16h30 ngày 29/12/2023 đến 03/01/2024;

+ Thông qua kết quả đánh giá rèn luyện học kỳ I năm học 2023-2024;

+ Kiểm tra kết quả rèn luyện các học kỳ (bảng tổng hợp gửi kèm theo), nếu phát hiện có điểm nào chưa chính xác thì làm đơn và nộp cho Lớp trưởng Lớp khóa học chuyển về văn phòng Khoa/Viện hoặc phòng CTSV (P104-E3) để được giải quyết.

+ Tính điểm rèn luyện toàn khóa học để xét học bổng, khen thưởng toàn khóa

+ Trả lời phiếu khảo sát việc làm và gửi thông tin phục vụ Lễ bế giảng tại đường link: https://forms.gle/cJtkXtxJMcpEd12d8 (yêu cầu tất cả sinh viên trong lớp hoàn thành chậm nhật ngày 05/01/2024)

+ Bình xét khen thưởng của tập thể/cá nhân trong toàn khóa (tổng hợp kết quả khen thưởng theo mẫu);

+ Các nội dung khác (nếu có)

Sau buổi sinh hoạt lớp khóa học, các cố vấn học tập chốt kết quả và nộp về văn phòng các đơn vị, chậm nhất vào 16h30 ngày 03/01/2024 các tài liệu: (1) Biên bản họp Lớp khóa học (bản cứng); (2) Kết quả bình xét khen thưởng của tập thể/cá nhân trong toàn khóa (bản mềm và bản cứng); (3) Bản khai thành tích đối với sinh viên tốt nghiệp thủ khoa ngành học (nếu có, bản cứng)

3. Đối với sinh viên Khóa cũ

Trước ngày 03/01/2024, các sinh viên Khóa cũ hiện đang theo học tại Trường thì tự đánh giá (theo Phiếu đánh giá KQRL và Hướng dẫn đánh giá điểm rèn luyện) (không phải lấy xác nhận của CVHT và Cán sự lớp), nộp trực tiếp cho Văn phòng Khoa/Viện hoặc phòng Công tác sinh viên (Bộ phận tiếp người học – Phòng 104–E3) hoặc qua link: https://forms.gle/UWEZbHU963sYrRd19

Hoàn thành khảo sát tại link: https://forms.gle/82tctJWPnMUnuVoY9 chậm nhất ngày 05/01/2024.

4. Cố vấn học tập

Chậm nhất 11h00 ngày 04/01/2024 Cố vấn học tập các Lớp khóa học truy cập vào trang https://student.uet.vnu.edu.vn để duyệt KQRL cho từng sinh viên sau khi Đại diện Ban cán sự các Lớp khóa học đã đánh giá KQRL trên phần mềm.

II. Hoàn thiện các thủ tục trước khi nhận bằng (áp dụng cho các sinh viên tốt nghiệp đợt tháng 12/2023).

1) Khám sức khỏe cuối khóa

Thời gian: 7h30-11h30 và 13h00-16h30 ngày 16, 17/01/2024

Địa điểm: Phòng khám 182 Lương Thế Vinh, Thanh Xuân, Hà Nội

Lưu ý: Khi đến khám sức khỏe, mỗi sinh viên phải đem theo:

– Thẻ sinh viên;

– Lệ phí khám sức khỏe (theo quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội): 100.000đ/bản đầu tiên và 10.000đ/bản tiếp theo (nếu có nhu cầu). Lệ phí này nộp tại phòng khám;

– Ảnh chân dung màu cỡ 4x6cm mới chụp trong khoảng thời gian 6 tháng trở lại đây (mỗi Phiếu khám sức khỏe cần 1 ảnh, tùy theo số lượng bản sinh viên cần thì sinh viên sẽ đem theo ảnh và kinh phí tương ứng);

– Các sinh viên có tên trong danh sách được miễn tiền khám sức khỏe đính kèm sẽ không phải nộp lệ phí 100.000đ. (Bảng 3. DS Sinh viên miễn lệ phí khám sức khỏe)

2) Nộp ảnh để làm bằng tốt nghiệp

– Mỗi sinh viên (kể cả sinh viên chưa tốt nghiệp đợt tháng 12/2023) nộp cho Lớp trưởng lớp khóa học 02 ảnh chân dung màu cỡ 3x4cm, được chụp trong thời gian 2 tháng gần nhất. Mặt sau của mỗi ảnh ghi rõ họ tên/ngày sinh/mã sinh viên. Ảnh được bỏ trong phong bì dán kín, ngoài phong bì ghi rõ họ tên/ngày sinh/lớp/mã số sinh viên/nơi sinh theo giấy khai sinh. (Chú ý: ảnh chụp theo quy định ảnh thẻ);

– Lớp trưởng thu ảnh của sinh viên trong lớp và lập danh sách gồm các thông tin: họ tên, mã số sinh viên, ngày sinh, nơi sinh, lớp, đã nộp/chưa nộp và sắp xếp theo thứ tự danh sách lớp;

– Lớp trưởng nộp đầy đủ ảnh và danh sách tại phòng Công tác sinh viên chậm nhất vào Thứ Năm, ngày 11/01/2024. Quá thời hạn này, nếu sinh viên không thực hiện yêu cầu trên, phải tự chịu trách nhiệm về việc không được cấp bằng tốt nghiệp đúng thời hạn của mình.

Bắt buộc: Với các sinh viên dự kiến tốt nghiệp đợt tháng 12/2023 nộp bản mềm ảnh cá nhân để trình chiếu khi lên nhận bằng tốt nghiệp tại đường link, chậm nhất ngày 05/01/2024 

https://forms.gle/U3sa6afn3dyFmCeM9

(yêu cầu ảnh theo chiều dọc, chụp đẹp, trang phục tự chọn nhưng phải lịch sự, nếu không đạt yêu cầu sẽ không được trình chiếu khi lên nhận bằng, sinh viên up ảnh và gửi ở dạng đường link công khai).   

3) Thanh toán các khoản nợ tại các đơn vị

– Nếu sinh viên còn có các khoản nợ tại các đơn vị: Phòng Kế hoạch – Tài chính (học phí), Thư viện Hội sinh viên Trường, Trung tâm Thông tin – Thư viện (sách) và Ký túc xá thì phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán đối với các đơn vị nói trên;

– Sau Thứ Năm, ngày 11/01/2024: nếu sinh viên không thực hiện thanh toán các khoản nợ tại các đơn vị nêu trên sẽ không hoàn thành thủ tục tốt nghiệp ra trường và không được xét công nhận tốt nghiệp.

4) Nhận hồ sơ (chỉ áp dụng cho các sinh viên tốt nghiệp đợt tháng 12/2023)

Ngày 16-17/01/2024: đề nghị các sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp đợt tháng 12/2023 đến Phòng Công tác Sinh viên (theo lịch trả hồ sơ trong Phụ lục đính kèm)  

– Nhận Hồ sơ sinh viên (không nhờ người khác nhận hộ). Đề nghị sinh viên đem theo Chứng minh thư (hoặc hộ chiếu), Thẻ sinh viên và “Giấy thu nhận sinh viên” lúc nhập học (nếu còn);

– Nộp lệ phí in sao 05 bằng và 05 bảng điểm (100.000đ/sinh viên).

III. Lễ Tốt nghiệp và trao bằng

Nhà trường sẽ tổ chức Lễ bế giảng và trao bằng tốt nghiệp cho người học tốt nghiệp đợt tháng 12/2023 với thời gian và địa điểm dự kiến như sau:

• Thời gian tổng duyệt: thứ Tư, ngày 24/01/2024, sinh viên đến kí nhận bằng, mượn lễ phục và tham gia buổi tổng duyệt;
• Thời gian buổi Lễ: thứ Năm, ngày 25/01/2024;
• Địa điểm: Hội trường Nguyễn Văn Đạo, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy.

(sẽ có thông báo cụ thể sau)

Lưu ý: Chỉ những sinh viên đã nhận Hồ sơ tốt nghiệp mới được nhận Bằng tốt nghiệp.

Đề nghị các Ban chủ nhiệm Khoa/Viện, Cố vấn học tập, Ban cán sự Lớp khóa học và Ban chấp hành Chi đoàn chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc sinh viên thực hiện tốt, đầy đủ và đúng hạn các công việc trên./.